Koszty wyjazdu i kwota do przekazania pracownikowi nie muszą być takie same. Część wydatków może opłacić firma, a część pokrywa zaliczka. Rozliczenie zacznij od ustalenia, kto faktycznie zapłacił za każdą pozycję.
Zapisz płatnika obok dokumentu
Przy hotelu, bilecie czy parkingu dodaj numer dokumentu, walutę i metodę płatności. Faktura wystawiona na firmę nie dowodzi jeszcze, z czyjego rachunku wykonano przelew. Nie odejmuj zaliczki od każdego wydatku osobno; jest rozliczana wobec właściwej sumy.
Najpierw ustal, które koszty podlegają rozliczeniu. Przepisy o podróżach służbowych określają zasady w swoim zakresie, a konkretny pracodawca może wymagać sprawdzenia także jego ustaleń. Poniższy rachunek przyjmuje już zatwierdzone kwoty, bez ustalania prawa do świadczeń.
Dwie zaliczki i 460 zł wydatków pracownika
W fikcyjnym wyjeździe pracownik otrzymał 300 zł i kolejne 100 zł zaliczki. Sam opłacił bilet 180 zł, parking 30 zł i zatwierdzony wydatek 250 zł opisany w zestawieniu. Firma opłaciła hotel 400 zł bezpośrednio.
| Pozycja | Kwota | Ujęcie w rozrachunku pracownika |
|---|---|---|
| Wydatki pracownika | 460 zł | Suma zatwierdzona |
| Zaliczki | 400 zł | Do odjęcia |
| Dopłata | 60 zł | 460 - 400 |
| Hotel opłacony przez firmę | 400 zł | Osobno, bez kolejnego zwrotu |
Dodanie hotelu do 460 zł zawyżyłoby dopłatę o 400 zł. Z kolei pominięcie drugiej zaliczki zawyżyłoby ją o 100 zł.
Sprawdź saldo i potwierdzenie zamknięcia
Użyj kalkulatora wydatków i zaliczki tylko dla pozycji faktycznie przypisanych do rozrachunku pracownika. Ujemny wynik oznacza arytmetyczną nadwyżkę zaliczki, nie samodzielną podstawę potrącenia z wynagrodzenia.
Do pakietu rozliczenia delegacji dołącz historię wypłat zaliczki i informację, które pozycje pozostają otwarte. Po przelewie końcowym zapisz jego identyfikator. Nie oznaczaj sprawy jako zamkniętej wyłącznie dlatego, że tabela została wysłana.
Przy dokumencie obejmującym kilka osób sprawdź kto zapłacił za wspólny rachunek, zanim dodasz go do rozrachunku konkretnego pracownika.